1. Accueil
  2. /
  3. Solution
  4. /
  5. Optima Digital :Comment réussir…

Photo Optima Digital

Optima Digital :
Comment réussir la dématérialisation dans son entreprise?

Comment organiser la dématérialisation des processus et documents en entreprise? Les explica­tions d’Alexandre Cebrian, Directeur Général d’Optima Groupe.

Une solution de gestion documentaire comme la vôtre permet d’archiver automatiquement tous les documents ? Concrètement comment ça marche ?
Il s’agit d’un logiciel dans lequel il vous suffit de déposer/verser/numériser vos documents afin de leur assurer un archivage électronique sécurisé et vous garantir de les retrouver rapidement.
Notre outil est compatible sur tout type de système d’exploitation (Apple, Windows … ). Il s’adapte à tout type de structures et de besoins.


Quels sont les critères du classement d’archivage ?
Différents critères permettent d’indexer et donc de retrouver ensuite vos documents, notre outil embarquant différentes intelligences ar­tificielles. Soit un mot présent dans le document : un moteur de ROC (Reconnaissance Optique de Caractères) lit tous les caractères présents sur un document qu’on lui soumet. Soit une date, un nom de client, de fournisseur, un montant HT/TTC/TVA qui aura été indexé au moment du dépôt d’un document sur notre outil, manuellement les 1 ères fois, puis de façon automatiquement les suivantes: c’est le machine-learning.


Combien de temps faut-il pour l’installer et prendre en main cette solution?
Tout va dépendre de la complexité de l’armoire numérique qui sera mise en place mais il faut compter entre une semaine pour les projets les plus simples et 4 à 6 semaines pour les plus complexes et requérant des ajustements plus spécifiques.
Quant à la prise en main … Elle est quasiment instantanée tant l’outil est intuitif et simple d’utilisation ! Mais nous restons au côté de nos clients et leur apportons tout le support nécessaire.


Faut-il une signature électronique pour garantir les documents (contrats, actes officiels, etc.)?
C’est le format dans lequel notre solution convertit chaque document déposé qui garantit la pérennité de ces derniers. Le PDF/ A est un format normalisé qui garantit la conformité d’un document numérique et sa non-modification après son dépôt sur notre outil.
Chaque document transitant par notre solution se voit apposé un certificat de d’authenticité électronique garantissant que le document visualisé à l’instant Test l’exact copie fidèle de celui déposé il y a plu­sieurs semaines, mois, années.
Notre solution intègre également la possibilité de recueillir des signa­tures électroniques sur des documents commerciaux, juridiques, etc …


Une fois numérisées et classées automatiquement dans une base documentaire unique, l’ensemble des informations contenues dans les documents sont-elles accessibles en un clic ?
Oui ! Parfois en 2 ou 3 mais pas plus. C’est précisément la facilité et la rapidité avec laquelle vous allez retrouver la bonne information ou le bon document au bon moment qui fait de notre solution un outil hyper-performant !


Pour les archives papiers, doit-on tout dématérialiser ?
Bien que la tendance « 0 papier » soit dans les esprits, nous restons réalistes et accompagnons les entreprises dans leurs projets de tran­sition numérique.
Nous abordons donc la numérisation de leur archivage en les orientant sur les thématiques qui ont le plus de sens et de portée en priorité.


Où stockez-vous ces données ?
Sur des datacenters situés en France. Elles sont dupliquées et nous garantissons une très haute disponibilité des données et des documents. Nous espérons pouvoir les héberger très rapidement sur le Cloud Sou­verain, dès qu’il sera opérationnel.


Comment être sûr de sécuriser les données de l’entreprise à 100% ?

A notre sens, cela passe notamment par une externalisation des sauve­gardes. Notre outil de gestion documentaire est un excellent premier pas car les documents déposés sur un datacenter externe sont accessibles depuis tout périphérique.
Nous proposons également des outils de sauvegarde et de restauration afin de pouvoir accéder rapidement à une version de sa sauvegarde saine et récente en cas d’indisponibilité de ses systèmes informatiques.


Combien de temps gagne-t-on grâce au fait de retrouver facilement et rapidement les documents et leur contenu ?
Beaucoup de temps, mais surtout de la sérénité. Outre les facilités d’ar­chivage, notre outil automatise et simplifie certaines taches rébarbatives au niveau comptable notamment, raccourcissant significativement les délais de traitement de factures par exemple.


Quelles sont les économies financières et environnementales d’une telle digitalisation ?
Le retour sur investissement de notre logiciel est de 4 à 6 mois.
Au-delà de cet aspect financier, c’est sur le stockage des archives pa­piers et sur l’économie en m2 que notre solution se positionne. Enfin, son utilisation tend à réduire le nombre d’impressions. Optima Groupe s’est engagé, depuis 2019, auprès du PN.T.E. Aussi, les outils de dé­matérialisation que nous proposons s’inscrivent notamment dans une logique de réduction de volumes d’impression.

Présent à Monaco depuis 20 ans, Optima Groupe s’est diversifié au fil du temps avec deux départements, Optima D1g1tal et Optima Office. Le groupe propose ainsi un très large éventail de solutions, allant du matériel informatique et de bureautique, aux projets de transition numérique.

AUTRES ARTICLES

Une extension majeure par Virbac sur le site précédemment occupé par Primagaz jusqu’en 2021 dans la ZI de Carros a été annoncé dans les pages de Nice-Matin. Le groupe …