Actis : « La dématérialisation connaît une demande exponentielle »

Dans une ville-Etat où le m2 est l’un des plus chers au monde, la dématérialisation des données est l’un des enjeux de demain.

C’est dans les années 90 que l’expression « zéro papier » apparaît. Trente ans après, un salarié consomme toujours entre 70 et 80 kg de papier chaque année… Selon l’étude Global Print 2025 de Quocirca, l’impression reste d’ailleurs un élément important des activités quotidiennes de 78% des organisations et 64% des personnes interrogées s’attendent à ce qu’il en soit toujours ainsi en 2025.
Pour autant, la transition numérique est en train de changer la donne. Selon Marion Soler, directeur général de la société Actis, « la dématé-rialisation connaît une demande exponentielle et cela sera le cas dans les 30 prochaines années. Pour les entreprises, l’archivage dans un coffre-fort numérique représente une économie moyenne de 50% par rapport au papier. Le retour sur investissement est immédiat. » Surtout à Monaco où le m2 est l’un des plus chers au monde !

Un cadre juridique

Depuis 2020, Monaco a donné un cadre à l’économie numérique du pays. « La Loi pour une Principauté numérique a permis d’asseoir la dématérialisation. Monaco est en avance sur son temps car la Princi-pauté s’est différenciée et a innové. Le législateur a comparé les droits français, luxembourgeois, belge et a gardé le meilleur de chacun. Cette stratégie offre une garantie de sécurité supplémentaire et rassure les usagers sur le numérique », analyse Marion Soler. Cette loi a pour objectif de transformer le pays en Etat numérique et garantit ainsi une valeur probante équivalente entre un document papier et sa version numérique et insère dans le Code civil des dispositions relatives au cachet électronique, à l’original électronique, à l’horodatage et aux envois recommandés électroniques. Les entreprises monégasques peuvent ainsi dématérialiser de nombreux échanges de documents, que ce soit dans leurs interactions avec leurs salariés, d’autres entreprises ou l’Administration. Envoi des bulletins de paye ou de contrats par voie électronique, démarches administratives en ligne, archivage électronique des documents sans obligation de conserver une copie papier… Les opportunités sont nombreuses pour les secteurs privé et public. Avec la numérisation de ces documents, on estime qu’environ 1,6 million de documents pourraient être stockés chaque année dans un coffre-fort numérique et que 3,4 millions de tonnes de papier seront économisés chaque année. A titre d’exemple, la dématérialisation des procédures administratives a permis à l’Estonie de faire l’économie de l’équivalent de 2% du PIB estonien par an.

« Dans 20 ans, on sera complètement digitalisé »

« L’évolution des cultures prend du temps mais dans 20 ans on sera complètement digitalisé sur tous les aspects, que ce soit dans les relations avec l’administration, entre particuliers et dans le secteur privé », estime Marion Soler, qui perçoit l’élan provoqué par le Fonds Bleu. Concrètement, « l’outil dématérialisation peut passer par un coffre fort numérique. Avec notre data center et notre solution technologique, les documents sont ainsi aujourd’hui numérisés, indexés et conservés dans un centre de numérisation sur le territoire monégasque. La confidentialité et la sécurité des documents sont respectés. Mais la technologie évolue de manière continue… » Les usages également : « La facturation électronique devient obligatoire pour tous. Demain le bulletin de paie électronique deviendra le mode par défaut… Pour des structures importantes (entre 300 et 400 salariés), les économies peuvent être évaluées à 60% des frais sur la remise de la paie (impression, mise sous pli, coursiers, etc.). » A ceux qui craignent le tout-technologique, la dirigeante d’Actis se montre rassurante : « le numérique ne va pas supplanter l’humain. Il va juste permettre d’être plus opérationnel dans son cœur de métier et plus disponible dans les interactions avec l’autre… »

Comment et quoi dématérialiser à l’avenir ?

choisir un bon prestataire en terme de sécurité et de gestion d’énergie (il existe des certifications liées à la sobriété énergétique des datacenters comme la certification ISO 50001), réduire le nombre de serveurs au sein de son entreprise et mutualiser les ressources dans le cloud. « Le datacenter utilisé par Actis est refroidi par des centrales de climatisation à eau glacée grâce à l’eau de mer. Le confinement de l’allée chaude permet de plus un meilleur rendement en terme de refroidissement et de consommation énergétique », souligne Marion Soler.

opter pour le zéro papier, mais sur des documents prenant de la place ou générant des problèmes de productivité (classement, recherche, temps de traitement, liens entre documents, circuit de validation…).